会议是职场专业人士工作的一部分，在职场中层人士中有不少俏皮话调侃这种现象，比如“我不在开会就在去开会的路上”，“工作就是一个会议接着另外一个会”。会议有高效会议，低效会议乃至无效会议之分。据调查，职场人士每月在低效/无效会议上浪费31个小时。 73％的参与者在会议期间进行其他工作。

会议效率低下，直接的后果是薪金和办公费用的大量浪费。更严重的是间接后果，员工频繁被打断，不能集中精力做重要工作，生产效率不高；员工满意度降低，从而导致更高的员工流动率。 很明显，所有人都希望会议越高效越好，低效/无效的会议越少越好，最好是没有。

注意：本文章对您来说可能是老调重弹，毫无新意。里面有很多最佳实践可能您早就了然于胸了。然而知易行难，您可以利用这次机会对照这些最佳实践，回顾一下哪些点要继续发扬，哪些点亟待提高。

BP1 - 这事我们需要开会么？

• 召集会议之前，先问几个问题：
  • “我是否需要其他人的意见，来做出决策，或者解决问题？”
  • “如果不举行会议会怎样？”
  • “有没有其他解决问题的办法？”
• 如果仅仅是信息共享或审查项目状态，可以考虑使用电子邮件或者Wiki。
• 如果要开会，尽量约短会。一般说来，30分钟的会议效率最高

BP2 - 会议前准备

• 一个好的议程

  • 陈述会议的目标

  • 列出讨论主题

  • 说明每个主题的预期结果（例如，信息传递，寻求共识，解决问题，集思广益…）
  • 说明每个主题的时间分配。您可以为每个主题分配特定的时间，以使会议保持预期的节奏。
  • 选择并通知必须与会者和可选与会者。
  • 征求对拟议议程的反馈。进行适当的调整。

• 如何安排紧急会议？

  • 紧急会议有时是必要的，但它们应该是例外，而不是日常。
  • 除非十万火急，不要在正常工作时间（对时区敏感）之外举行会议。
• 某些会议（例如“根本原因分析”会议，“回顾会议”，“错误分类会议”）可能会受益于共享会议主题摘要。
  • 为了缩短会议时间，请向与会人员简要介绍主题，并避免分发冗长的文档。
  • 建议按照以下格式，简述要讨论的每个主题/问题/错误（5-7行）
    • 有什么问题？有什么影响？
    • 根本原因是什么？
    • 解决问题有哪些短期措施，请提供ETA。有哪些解决问题的长期措施，提供ETA
    • 学到了什么？
• 再次划重点 - 没有议程就不要开会

BP3 - 我是否该接受那个会议

• 如果发现您参加的会议太多，请先与组织者联系以确认是否需要出席。
• 也许您可以指派团队中的其他人参加。
• 待定接受没有议程的会议

BP4 - 认可守时的人

如果您允许人们不断迟到，则表示您的会议不重要。 不要长时间等待迟到的人，不要为迟到者重新开始，请尊重准时到达的人们的时间。

BP5 - 会议中的时间和流程管理

• 解决问题的会议请使用白板/共享
  • 如果您召开会议来解决问题，请首先进行头脑风暴会议以激发创造力。在房间里可见的地方写点子，不要审查输入内容。每个人都充分表达自己的观点，团队一起决定哪种想法最有效。
• 在会议期间观察与会者
  • 如果人们在你说话的时候浏览PowerPoint，很有可能他们没有在听。
  • 营造一个融洽和谐的会议氛围，鼓励大家进行交流，收集所有参与者的反馈。
    • 保持气氛积极互动，避免在会议上直接批评同事，坚决制止人身攻击。
    • 请确保会上每个人都有机会在建议的时限内发言，鼓励参与。
    • 如果在有争议的问题上陷入僵局，可以暂时搁置争议，稍后再回来继续讨论。
  • 避免会议拖延
    • 控制会议节奏与每人发言时间
    • 尽量不要讨论与会议无关主题
  • 密切注意时钟
• 结束时小结会议
  • 要有行动计划，保证每个人都知道本次会议对他们的期望。
  • 要有会议小结。可以提前5到10分钟中断会议，然后进行小结和讨论行动计划。
• 会议记录
  • 指定专人进行会议记录。

BP6 - 会议之后

• 在会议结束后（24小时内），发送会议记录与录音等。会议摘要可以让所有人，包括未能参会的人，了解商定的决定，行动，所有者，ETA
• 对于某些会议，考虑征求反馈意见
• 请记住，这是一个正确的迭代过程，反馈会有所帮助！

会议中要避免的“坑”

有最佳实践，与之而来就有要避免的坑

• 迟到
• 查看电子邮件/使用电话
• 心不在焉
• 没有准备
• 完全不说话或说言不由衷的话。
• 会上啰啰嗦嗦，不得要领
• 会议超时太久
• 会议太发散。
• 论而未决，没有结论
• 人生攻击
• 没有建设性的反馈
• 有人未出席而改期
• 会议被带偏了
• 不能参会但未通知会议主持人
• 电话会议中的技术问题（使自己静音，而不是在有背景噪音时静音）
• 喜欢打断别人发言的人
• 需要安排缓冲时间 - 为会议或其他高强度工作之间的缓冲时间 （喝水，上洗手间等）
• 还有很多

最后

两个给职场中高层领导的小建议：

1）在会议中尽可能风趣一点，谁不喜欢能使会议上妙语连珠且幽默风趣的高管呢？

2）如果您是会议室中的“老大”； 记得说一些认可员工的话，比如“干得不错，有想法，辛苦了”等等。

希望各位职场人士能少开会，开好会，让工作效率更高，生活更加平衡。